Ohne PC und Smartphone geht heute gar nichts mehr. Dennoch stapeln sich auf meinem Schreibtisch Papierberge. Informationen aus dem Generalvikariat kommen auch 2025 noch regelmäßig als Brief per Post. Gottesdienstvorlagen werden ausgedruckt und im Teamgespräch besprochen. E‑mails(!) werden ausgedruckt und weitergereicht. Kalender werden mit dem Smartphone oder als Papierkalender gepflegt. Gleiches gilt für Adressbücher. Bei Terminen der in sogenannten „Fläche“, stehen Dokumente nicht zur Verfügung, weil gerade nicht zur Hand. Es existieren viele verschiedene Datenpools, die getrennt voneinander gepflegt und verwaltet werden. Hier besteht echtes Optimierungspotential.
Wäre es da nicht schön, wenn wir einen Ort hätten, von dem wir unkompliziert Dokumente abrufen können, sowie Kalender und Adressbücher gemeinsam pflegen können?
Dies uns vieles mehr bietet eine Nextcloud. Genau genommen ist eine Nextcloud erst einmal eine Internetseite, die im Browser aufgerufen wird. Wer einen gültigen Zugang hat, kann über die übersichtlich gehaltene Benutzeroberfäche Dokumente ablegen, erstellen und bearbeiten. Diese sind in einer Ordnerstrktur abgelegt. Neben dieser zentralen Funktion einer Nextcloud lassen sich weitere Apps aufrufen. In einer Leiste am oberen Fensterrand, können diese verschiedenen Apps aufgerufen werden. Je nachdem, sind hier ein Kalender, das Adressbuch, eine Bildergalerie zu finden. Egal ob Dateien, Kalender oder Adressbuch, alle diese Apps sind auf die Zusammenarbeit mit anderen Nutzern dieser konkreten Nextcloud ausgelegt. Leicht lassen sich Dateien und ganze Ordner mit anderen Nutzern teilen. Gleiches gilt für Kalender und ganze Adressbücher. Der Freigabeprozess ist dabei einfach gehalten. Man wählt den Nutzer aus, der Zugriff erhalten soll und stellt Berechtigungen, wie schreiben, ändern, löschen ein. Der Nutzer erhält dann eine Benachrichtigung, dass er Zugriff auf eine Datei, Ordner, Adressbuch oder Kalender erhalten hat. Entsprechend der Berechtigungen kann nun zusammengearbeitet werden.
Bei uns im Team nutzen wir verschiedene Gruppenordner. Hier ist z.B. ein Ordner für die tägliche pastorale Arbeit zu finden. Der Aktenplan wird vom Sekretariat verwaltet und entsprechend der Gemeinden haben auch die verantwortlichen Kirchenvorstände Zugriff auf Dokumente. Das pastorale Personal, sowie die Verwaltung haben Zugriff auf das gemeinsame Adressbuch. Dieses ist auch über das Mailprogramm Thunderbird abrufbar. Auf den Festnetztelefonen können daraus die Telefonnummern direkt angewählt werden.
Im Kalender gibt es eine große Auswahl an verschiedenen Kalendern. Der Rahmenkalender informiert über Feiertage und Ferien. Daneben werden Abwesenheiten der Mitarbeiter und sogar Raumbelegungen der Pfarr- und Gemeindehäuster organisiert.
Der Zugriff auf das Adressbuch zeigt schon, dass mehr mit einer Nextcloud möglich ist. Dateien können mit dem Desktop-Client syncronisiert werden. So können Dokumente einfach in Text- und Tabellenverarbeitung bearbeitet werden oder Dateien schnell mit anderen Nutzern geteilt werden. Das Adressbücher und Kalender können über standardisierte Schnittstellen mit dem E‑Mail-Programm und dem Kalender abgeglichen werden. Auf dem Smartphone werden eine ganze Reihe an Apps angeboten. Je nach konfiguriertem Funktionsumpfang der Nextcloud, gibt es neben der Datei-App z.B. auch Apps für Notizverwaltung, Kanban, Newsfeeds und Messaging.
Für kirchliche Einrichtungen ist eine Nextcloud eine gute Basis. Neben den vielfältigen und unkomplizierten Einsatzmöglichkeiten, die hier nur am Rande einen Platz gefunden haben, ist die technische Basis entscheidend. Die Software Nextcloud setzt nicht nur bei der Nutzung, sondern auch bei der Entwicklung auf eine breite Beteiligung. Der Quellcode kann auf GitHub eingesehen und heruntergeladen werden. Jeder kann Verbesserungen der Software vorschlagen und auch selber entwickeln. Das Entwicklerteam selber hat seinen zentralen Sitz hier in Deutschland und hat sich die Offenheit der Software in die DNA geschrieben. Kunden des Unternehmens Nextcloud sind nicht nur unzählige Unternehmen, sondern auch Vereine, Hochschulen, Bistümer, bis zur Bundesregierung. Für Kirche ist besonders interessant, dass die Lizenz der Nextcloud auf Offenheit und Freiheit wert legt. Der Mensch steht dabei als Nutzer und nicht als Produkt im Mittelpunkt. Zudem kann jeder eine eigene Nextcloud auf einem kleinen, kostengünstigen Server betreiben oder auch bei einem Dienstleister mieten. Den Entwicklern ist wichtig, dass der Betreiber dabei entscheiden kann, wo und unter welchen Bedingungen seine Daten liegen.
Bei uns im Pastoralverbund ist die Nextcloud in den letzten Jahren zu einem zentralen Ort unserer Zusammenarbeit geworden. Wir haben dafür einen kleinen Server angeschafft, auf dem unsere Daten zentral abgelegt werden. Damit haben wir einen günstigen und zuverlässigen Datenpool, der Papier reduziert und unsere Zusammenarbeit und Digitalisierung in den letzten Jahren weit nach vorne gebracht hat.
Alexander Müller
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